Lembrete de agendamento no GoHighLevel sem mensagem dupla

Decida quem manda cada mensagem: calendário ou workflow

O GoHighLevel tem dois lugares capazes de avisar o cliente sobre um compromisso. O primeiro fica no próprio calendário: em Calendar → Calendar Settings, você escolhe o calendário e abre a aba Notifications. A documentação oficial de notificações do calendário lista seis tipos de aviso (agendamento sem confirmação, agendamento confirmado, cancelamento, remarcação, lembrete e acompanhamento) em e-mail, SMS, WhatsApp e notificação no app. O segundo lugar são os workflows, que permitem condições, esperas e ramificações.

O erro mais comum é ligar os dois para a mesma coisa. Antes de configurar, preencha uma tabela simples com duas colunas: a mensagem e o lugar responsável por ela. Para cada linha existe um dono só.

Se o workflow assumir uma mensagem, desligue o tipo correspondente na aba Notifications daquele calendário e anote isso na descrição do workflow. Quem abrir a conta daqui a alguns meses vai procurar o lembrete no calendário primeiro.

Uma sequência curta, ancorada no horário marcado

A sequência abaixo é uma sugestão editorial da Equipe Metrik para serviços com consulta ou reunião presencial. Os intervalos são pontos de partida; ajuste ao tempo de deslocamento do cliente e à antecedência com que a agenda consegue reaproveitar um horário vago.

Repare que só a mensagem da véspera pede uma ação. Pedir confirmação em todas as mensagens cansa o cliente e gera respostas que a equipe precisa ler sem motivo. Também evite lembretes com tom de cobrança: o objetivo é ajudar a pessoa a chegar, não registrar que ela foi avisada.

Monte o workflow com espera pelo compromisso

Em Automation → Workflows, crie um workflow com o gatilho Customer Booked Appointment, descrito na página oficial do gatilho. Use os filtros para limitar ao calendário ou ao grupo de calendários desta sequência; sem filtro, qualquer agenda da subconta passa a disparar os mesmos lembretes.

Para que o lembrete saia na véspera e não um dia depois do agendamento, use a ação Wait com a opção An upcoming appointment or booking, tipo Appointment / Calendar Event, e defina Before com o intervalo desejado. A documentação da ação Wait mostra também a escolha mais importante desse passo: o que fazer se o momento já passou.

Esse caso acontece toda semana. Quem marca às 10h para as 15h do mesmo dia já está dentro da janela do lembrete da véspera. As opções oficiais são seguir para a próxima ação, ir para um passo específico, retirar o contato da automação ou pular os envios até a próxima espera. Para lembretes, pular os envios costuma ser o comportamento mais sensato: a pessoa não recebe uma mensagem sobre “amanhã” quando o compromisso é hoje, e a sequência continua no próximo ponto que ainda faz sentido.

Revise também a janela de horário nas configurações do workflow. Uma mensagem retida fora da janela sai na próxima abertura, e um lembrete de poucas horas antes pode acabar chegando depois do atendimento. O guia de workflow sem disparo duplo explica cada configuração com mais calma.

Remarcação e cancelamento: o caminho que mais gera confusão

A documentação do gatilho Appointment Status traz um detalhe decisivo: um agendamento remarcado é tratado como um compromisso novo, e o contato entra de novo no workflow desde o início. Isso é bom, porque os lembretes passam a usar o novo horário, mas exige duas conferências.

• A sequência antiga precisa terminar. Teste se o contato que remarcou deixa de receber os avisos do horário anterior. Se houver resto da execução antiga, coloque uma condição antes de cada envio conferindo o status do compromisso.
• A confirmação não deve soar como primeiro contato. Se o texto inicial diz “que bom que você agendou”, quem remarcou recebe uma recepção estranha. Prefira um texto neutro que funcione nos dois casos, com data, hora e local.

Para cancelamentos, crie um workflow separado com o gatilho Appointment Status filtrado pelo status Cancelled e pelo calendário certo. Ele pode avisar o responsável, registrar o motivo numa nota e, quando fizer sentido, enviar um convite para escolher outro horário. Se a mensagem incluir link de remarcação ou cancelamento, a documentação de notificações orienta usar um gatilho baseado em agendamento; em gatilhos de outro tipo esses links chegam vazios.

O filtro Modified By do mesmo gatilho separa quem fez a mudança: cliente, usuário, API ou workflow. Ele ajuda a não mandar ao cliente um aviso de cancelamento que a própria recepção acabou de combinar com ele por telefone.

WhatsApp e respostas: o que preparar antes de ligar

Para usar WhatsApp nas notificações do calendário, a conta do WhatsApp Business precisa estar conectada e verificada, e só modelos aprovados podem ser escolhidos. A própria tela oferece buscar modelos novos e enviar uma notificação de teste. Submeta os textos com antecedência, porque um modelo em análise trava a sequência inteira no dia da entrega.

Escreva os modelos com campos do compromisso, não com datas digitadas. Um lembrete com “quinta-feira” escrito à mão vira um erro no primeiro cliente que marcar em outro dia. Confira em um contato de teste se data, hora e nome do responsável aparecem no formato que o cliente lê com naturalidade.

Decida também o que acontece com as respostas. Na sequência de lembretes, um “ok” ou “confirmado” não significa que a pessoa quer parar de receber o aviso de endereço no dia. Por isso, a opção Stop on Response costuma ficar desligada nesse workflow específico, ao contrário de uma cadência de vendas como a do guia de follow-up que para quando o lead responde. Já respostas como “não vou conseguir ir” precisam chegar a uma pessoa: combine quem olha a caixa de conversas e em quanto tempo. Se houver IA no atendimento, a regra de passagem descrita no guia de transferência para humano vale também aqui.

Depois do horário: falta, comparecimento e próximo passo

O status do compromisso só ajuda se alguém o atualiza. Combine com a recepção ou com o vendedor que, ao fim de cada atendimento, o compromisso fica como Showed ou No-show. Sem essa marcação, nenhum fluxo pós-horário tem em que se apoiar e o relatório de faltas não reflete a agenda.

Com o status em dia, um workflow com gatilho Appointment Status filtrado por No-show pode criar uma tarefa para a pessoa responsável e enviar a mensagem de remarcação. Deixe a segunda tentativa nas mãos de alguém da equipe: depois de uma falta, uma ligação curta costuma esclarecer mais do que uma sequência automática.

Para quem compareceu, o caminho natural é registrar o resultado na oportunidade e seguir o processo comercial ou de atendimento. Se a agenda é dividida entre várias pessoas, confira antes que o responsável do compromisso é o mesmo que recebe essas tarefas; o guia de agenda round robin mostra como validar a distribuição.

Roteiro de testes antes de liberar para os clientes

1. Agende com um contato de teste para daqui a dois dias e confira a confirmação: um aviso só, com data, hora e local corretos.
2. Agende outro contato para o mesmo dia e veja se o lembrete da véspera foi pulado, como configurado.
3. Remarque o primeiro compromisso e confirme que os lembretes seguintes usam o novo horário e que nada do horário antigo sai.
4. Cancele um compromisso pelo link do cliente e veja se o aviso de cancelamento chegou ao responsável.
5. Responda “confirmado” ao lembrete e confira se o aviso de endereço do dia ainda é enviado.
6. Marque um compromisso como No-show e confira se a tarefa foi criada para a pessoa certa.
7. Agende em outro calendário da subconta e confirme que este workflow não executou.

Para não esperar dias, use intervalos curtos apenas numa cópia de teste do workflow e restaure os valores reais antes de publicar. Registre cada caso com data, horário e captura do histórico de execução. Essa lista entra na documentação de entrega, junto com o roteiro do guia de entrega com testes.